Prozesse sind hervorragend geeignet, Arbeitsabläufe zu strukturieren und sie allen Beteiligten und Interessierten auf ggf. verschiedenen Abstraktionsebenen zu verdeutlichen. Mit nur wenigen, leicht verständlichen Symbolen (Shapes) werden Abläufe, deren Trigger für den Start und Bedingungen für Verzweigen, Zusammenführen, Warten auf Ereignisse und die erfolgreiche Beendigung in Modellen wie BPML (Business Process Modell Language) mit BPMN (BPM Notation) oder ARIS mit WSK und EPK (Wertschöpfungsketten und ereignisgesteuerten Prozessketten) dargestellt. Eine grafische Darstellung der Modelle ist sehr viel einfacher und schneller zu verstehen als weitschweifige Texte.

Nachstehend sind die typischen ITIL-Prozesse in WSK mit dem Tool ARIS-Express dargestellt.

Damit das schnelle Verständnis tatsächlich möglich wird, muß die Semantik der Darstellung in einem Unternehmen standardisiert werden, d.h. die Verwendung der Shapes innerhalb der Modelle in standardisierter Weise erfolgen und es müssen Regeln zu ihrem Einsatz festgelegt werden.
Einige der Modelliersoftwaren bieten dann auch die Möglichkeit, Logik und Regelkonformität beim Modellieren zu erzwingen oder nach Fertigstellung automatisch überprüfen zu lassen, was gerade Anfängern das standardisierte Modellieren erleichtert.
Signavio, ein Modelliertool, das mittlerweile zum SAP-Konzern gehört, bietet auch die Möglichkeit, die Abläufe innerhalb von SAP mit den dazugehörigen Prozessen zu vergleichen und den Gründen für das Abweichen vom Prozess bei der SAP-Nutzung auf den Grund zu gehen.

Gerade im PMO, also dem Projektmanagement-Office, das mit verschiedenen Projektmanagern für unterschiedliche Projekte zusammenarbeitet, ist es wichtig, die Abläufe in den Projekten zu standardisieren und den alten und neuen Projektmanagern im Unternehmen einen leicht verstehbaren Leitfaden an die Hand zu geben, damit alle in der gleichen Art und Weise arbeiten und z.B. ihre Reports bearbeiten. Dieser Leitfaden ist das im Intranet oder Netz erreichbare Prozessportal des Unternehmens, das ggü. gedruckten Handouts oder Schulungsunterlagen den Vorteil bietet, immer aktuell zu sein.

Qualitätssicherung von Prozessen

Die Erfahrungen zeigen, dass wenn z.B. Prozesse von verschiedenen Personen, darunter auch Anfängern, modelliert werden, sich verschiedene „Dialekte“ herausbilden. Daher ist eine Person, die die Qualitätssicherung der Prozesse im Unternehmen oder Projekt übernimmt, sehr wichtig, um das einheitliche Design und die einheitliche Semantik der Prozesse zu gewährleisten.
Bei der Softwareentwicklung hat es sich durchgesetzt, dass Metriken für den Code definiert und durch ein Tool automatisch berechnet werden, die helfen sollen, ein Code der Programmierer einheitlich erscheinen zu lassen und z.B. auch helfen, die Komplexität zu reduzieren, um die leichtere Testbarkeit und bessere Weiterentwicklung durch andere zu gewährleisten.

Für Prozesse lassen sich ebenfalls Metriken entwickeln und einer automatischen Berechnung zuführen, wie im beigefügten Dokument nachzulesen ist.