Prozesse sind hervorragend geeignet, Arbeitsabläufe zu strukturieren und sie allen Beteiligten und Interessierten auf ggf. verschiedenen Abstraktionsebenen zu verdeutlichen. Mit nur wenigen, leicht verständlichen Symbolen (Shapes) werden Abläufe, deren Trigger für den Start und Bedingungen für Verzweigen, Zusammenführen, Warten auf Ereignisse und die erfolgreiche Beendigung in Modellen wie BPML (Business Process Modell Language) oder ARIS dargestellt. Eine grafische Darstellung der Modelle ist sehr viel einfacher und schneller zu verstehen als weitschweifige Texte.

Damit dies tatsächlich möglich wird, muß die Verwendung der Shapes innerhalb der Modelle in standardisierter Weise erfolgen, d.h.es müssen Regeln zu ihrem Einsatz festgelegt werden. Einige der Modellsoftwaren bieten dann auch die Möglichkeit, Logik und Regelkonformität beim Modellieren zu erzwingen oder nach Fertigstellung automatisch überprüfen zu lassen, was gerade Anfängern das standardisierte Modellieren erleichtert.
Signavio, ein Modelliertool das zum SAP-Konzern gehört, bietet auch die Möglichkeit, die Nutzung von SAP mit den dazugehörigen Prozessen zu vergleichen und den Gründen für das Abweichen vom Prozess bei der SAP-Nutzung auf den Grund zu gehen.

Gerade im PMO, also dem Projektmanagement-Office, das mit verschiedenen Projektmanagern für unterschiedliche Projekte zusammenarbeitet, ist es wichtig, die Abläufe in den Projekten zu standardisieren und den alten und neuen Projektmanagern im Unternehmen einen leicht verstehbaren Leitfaden an die Hand zu geben, damit alle in der gleichen Art und Weise arbeiten und z.B. ihre Reports bearbeiten. Dieser Leitfaden ist das im Intranet oder Netz erreichbare Prozessportal des Unternehmens, das ggü. gedruckten Handouts oder Schulungsunterlagen den Vorteil bietet, immer aktuell zu sein.